Automatisierungs-Sprint · 30 Tage · feste Preise

Ihre Kanzlei-Workflows. Automatisiert in 30 Tagen.

Vom Prozessaudit zu laufenden Workflows: Wir automatisieren die Routinearbeit Ihrer Kanzlei — DSGVO-konform auf EU-Servern, angebunden an Ihre bestehenden Systeme.

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Die vier Workflows im Detail

Kein abstraktes „KI-Potenzial" — hier sehen Sie Schritt für Schritt, was sich in Ihrem Alltag konkret ändert.

1 · Dokumentenanforderung mit Auto-Erinnerung ~5 Std./Woche

Vorher: Eine Mitarbeiterin führt Listen, schreibt Erinnerungsmails von Hand, telefoniert hinterher — und verliert trotzdem den Überblick, welcher Mandant was noch schuldet.

Nachher — so läuft es automatisiert:

  1. Frist erkannt

    Das System erkennt anstehende Abgaben (z. B. FiBu-Belege zum Monatsende) und stellt zusammen, welche Unterlagen je Mandant fehlen.

  2. Personalisierte Anforderung

    Jeder Mandant erhält eine freundliche, personalisierte E-Mail mit einem sicheren Upload-Link — im Ton Ihrer Kanzlei.

  3. Automatische Erinnerung an Tag 3 und Tag 7

    Wer nicht reagiert, wird höflich erinnert — zuverlässig und ohne dass jemand daran denken muss.

  4. Eingang, Bestätigung, Ablage

    Hochgeladene Unterlagen werden bestätigt, benannt und strukturiert abgelegt — bereit zur Verarbeitung.

  5. Dashboard: „Wer fehlt noch?"

    Ihr Team sieht auf einen Blick, welche Mandanten vollständig sind und wo es hakt — statt Listen zu pflegen.

2 · E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen ~3 Std./Woche

Vorher: Das Sekretariat sichtet jede Mail und leitet weiter; Standardfragen bleiben liegen.

Nachher:

  1. Eingehende Mails werden nach Anliegen und Mandant vorsortiert.
  2. Jede Mail landet direkt beim zuständigen Bearbeiter.
  3. Für Standardanliegen liegt ein Antwortentwurf bei — prüfen, anpassen, senden.

3 · Digitales Mandanten-Onboarding ~2 Std./Mandat

Vorher: Papierformulare, Rückfragen, Abtippen von Stammdaten durch erfahrene Mitarbeiter.

Nachher:

  1. Der neue Mandant erhält einen Link zur digitalen Aufnahme-Strecke.
  2. Stammdaten, Vollmachten und Unterlagen werden strukturiert erfasst.
  3. Die Daten stehen vollständig und geprüft für Ihre Systeme bereit.

4 · Fristen- & Status-Kommunikation ~2 Std./Woche

Vorher: Mandanten rufen an, um nach dem Stand zu fragen — und unterbrechen die Sachbearbeitung.

Nachher:

  1. Mandanten werden proaktiv über anstehende Fristen informiert.
  2. Statusänderungen (z. B. „Abschluss in Prüfung") gehen automatisch raus.
  3. Rückfragen sinken spürbar — Ihr Team arbeitet ungestörter.

So läuft der Sprint

30 Tage, klarer Fahrplan — Ihr Aufwand bleibt bei einem Audittag und einer Team-Schulung.

  1. Woche 1

    Prozessaudit

    Ein Tag in Ihren Abläufen: Wir erfassen, wo Zeit verloren geht, und priorisieren die Workflows nach Ersparnis pro Aufwand. Ergebnis: ein konkreter Umsetzungsplan mit 2–3 Workflows.

  2. Woche 2–3

    Bau & Test

    Wir bauen die Workflows, binden sie an Ihre bestehenden Systeme an und testen mit echten Fällen aus Ihrem Alltag — bis alles zuverlässig läuft.

  3. Woche 4

    Schulung & Übergabe

    Ihr Team lernt den Umgang mit den neuen Abläufen, Sie erhalten die vollständige Dokumentation — inklusive DSGVO-Unterlagen: AVV, TOM-Übersicht und Baustein für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Technik & Datenschutz

Gebaut für Berufsgeheimnisträger — nicht nachträglich abgesichert.

EU-Hosting

Alle Komponenten laufen auf europäischen Servern — auf Wunsch vollständig auf der Infrastruktur Ihrer Kanzlei.

AVV nach Art. 28 DSGVO

Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM-Übersicht und Verarbeitungsverzeichnis-Baustein gehören zum Lieferumfang.

Keine Trainingsnutzung

Ihre Daten und die Ihrer Mandanten trainieren keine KI-Modelle — vertraglich zugesichert.

Anbindung an Bestehendes

Wir ersetzen Ihre Software nicht, sondern automatisieren drumherum — auch im DATEV-Umfeld arbeiten die Workflows mit Ihren gewohnten Abläufen zusammen.

Hinweis: Kanzlivo ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner Partnerschaft mit der DATEV eG. Alle Angaben ohne Rechtsberatung.

Investition

Feste Preise nach Kanzleigröße — Sie wissen vorher, was es kostet.

Automatisierungs-Sprint (einmalig)

KanzleigrößePreis
S — kleinere Teams3.000 € zzgl. USt.
M — mittlere Kanzleien4.500 € zzgl. USt.
L — größere Kanzleien6.000 € zzgl. USt.

Inklusive Prozessaudit (1 Tag), 2–3 Workflows live in 30 Tagen, Team-Schulung, Dokumentation und DSGVO-Unterlagen (AVV, TOM, Verarbeitungsverzeichnis-Baustein).

KI-Betrieb / Retainer (monatlich)

KanzleigrößePreis / Monat
S — kleinere Teams750 € zzgl. USt.
M — mittlere Kanzleien1.100 € zzgl. USt.
L — größere Kanzleien1.500 € zzgl. USt.

Monitoring, Fehlerbehebung, laufende Optimierung, 1 neuer oder erweiterter Workflow pro Quartal, fester Ansprechpartner. 6 Monate Mindestlaufzeit.

Zur Einordnung: 8–12 Stunden Routinearbeit pro Mitarbeiter und Woche sind typischerweise automatisierbar. Schon 5 gesparte Stunden pro Woche entsprechen bei 45 € internem Stundensatz rund 975 € Gegenwert pro Monat. Und unsere Zusage steht: messbare Zeitersparnis ab Monat 1 — sonst arbeiten wir kostenfrei nach.

Der erste Schritt dauert 15 Minuten.

Im Erstgespräch klären wir, welche Ihrer Abläufe das größte Automatisierungspotenzial haben — unverbindlich und kostenlos.

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oder direkt per E-Mail: kontakt@kanzlivo.com