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DATEV und Automatisierung: Was drumherum möglich ist

Kanzlivo-Ratgeber · Stand: 14.07.2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten

Wenn in Kanzleien über Automatisierung gesprochen wird, landet das Gespräch schnell bei der Frage: „Und was wird dann aus DATEV?“ Die Antwort ist einfach: nichts. DATEV bleibt das führende System für Buchführung, Abschlüsse und Deklaration — daran ändert Automatisierung nichts, und daran soll sie auch nichts ändern. Die eigentlichen Zeitfresser liegen nämlich woanders: in den Abläufen vor und neben dem Kanzleisystem. Genau dort setzt Automatisierung an.

DATEV ersetzen? Die falsche Frage

Bei 53.932 Steuerberaterpraxen in Deutschland (BStBK, Stand 01/2026) ist das Kanzleisystem in aller Regel gesetzt — Prozesse, Schulungen und Datenbestände hängen daran. Ein Systemwechsel wäre ein Großprojekt mit ungewissem Ertrag. Die produktivere Frage lautet: Wie viel der täglichen Arbeitszeit wird eigentlich im Kanzleisystem verbracht — und wie viel mit allem drumherum?

Wer ehrlich mitzählt, kommt auf ein überraschendes Ergebnis. Belege bei Mandanten anfordern und hinterhertelefonieren. E-Mails sichten, zuordnen, weiterleiten. Neue Mandanten aufnehmen, Formulare abtippen, Rückfragen klären. Zuarbeiten intern übergeben und den Status nachhalten. All das passiert außerhalb des Kernsystems — und all das ist Handarbeit, obwohl es strukturierten, wiederkehrenden Mustern folgt. Typischerweise sind auf diese Weise 8–12 Stunden Routinearbeit pro Mitarbeiter und Woche automatisierbar, ohne dass am Kanzleisystem eine einzige Einstellung geändert wird.

Transparenz vorab: Kanzlivo ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner Partnerschaft oder sonstigen Verbindung zur DATEV eG. Wir automatisieren die Abläufe rund um Ihr Kanzleisystem — die Arbeit im System selbst bleibt unverändert bei Ihnen.

Vier Bereiche, in denen „drumherum“ am meisten bringt

1. Mandantenkommunikation

Fristerinnerungen, Statusmeldungen, Rückfragen zu fehlenden Unterlagen: Der größte Teil der Mandantenkommunikation folgt festen Anlässen und festen Mustern. Automatisierte Fristen-Kommunikation — richtig aufgesetzt und im Ton der Kanzlei — reduziert die Rückfragen typischerweise um rund 50 %, weil Mandanten informiert sind, bevor sie anrufen müssen.

2. Dokumenteneingang

Belege kommen per E-Mail, Post, Portal und Messenger — und jemand muss sie sichten, benennen und ablegen, bevor sie überhaupt verbucht werden können. Eine automatisierte Anforderungs- und Eingangsstrecke (Anforderung mit Upload-Link, automatische Erinnerungen, strukturierte Ablage) spart typischerweise rund 5 Stunden pro Woche — das entspricht in vielen Kanzleien 40–60 % der Prozesszeit. Auch die E-Mail-Triage, also das Sichten und Zuordnen des Posteingangs, bringt typischerweise rund 3 Stunden pro Woche.

3. Mandanten-Onboarding

Die Aufnahme neuer Mandanten ist ein Formularprozess: Stammdaten, Vollmachten, Unterlagen. Wird er digitalisiert — strukturierte Erfassung statt Papier und Abtippen —, spart das typischerweise rund 2 Stunden pro Mandat. Wie das im Detail aussieht, zeigt unser Artikel zum digitalen Mandanten-Onboarding.

4. Interne Übergaben

„Ist der Fall schon bei dir?“ — interne Übergaben zwischen Sekretariat, Sachbearbeitung und Berufsträger laufen oft über Zuruf, Notizzettel und E-Mail. Automatisierte Übergaben mit klarem Status ersetzen das Nachfragen: Jeder sieht, wo ein Vorgang steht, ohne dass jemand danach suchen muss.

Was das rechnerisch bedeutet

Die Rechnung ist bewusst konservativ: gesparte Stunden pro Woche × 45 € interner Stundensatz × 4,3 Wochen = Gegenwert pro Monat. Wer über die vier Bereiche zusammen 10 Stunden pro Woche gewinnt, kommt so auf rund 1.935 € Gegenwert im Monat — schon 5 Stunden pro Woche entsprechen rund 975 €. Der eigentliche Effekt ist aber selten die Zahl auf dem Papier, sondern die frei werdende Kapazität: In einer Branche, in der 72,7 % der Kanzleien vom Fachkräftemangel betroffen sind — der Höchstwert aller Branchen — und über 10.000 Stellen unbesetzt bleiben, sind zurückgewonnene Fachkraftstunden das knappste Gut überhaupt.

Wichtig für die Erwartungshaltung: Automatisierung drumherum ist kein Großprojekt. Die genannten Strecken lassen sich einzeln einführen, beginnend mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet. So bleibt das Tagesgeschäft unberührt, und der Nutzen ist nach wenigen Wochen messbar — nicht nach Jahren.

Der richtige Einstieg: klein anfangen, sauber messen

Der bewährte Weg beginnt nicht mit einer Toolauswahl, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Welche wiederkehrenden Handgriffe kosten das Team jede Woche am meisten Zeit? In den meisten Kanzleien führt diese Frage direkt zur Dokumentenanforderung oder zum E-Mail-Posteingang — beides Abläufe, die sich in wenigen Wochen automatisieren lassen. Danach gilt: eine Strecke einführen, vier Wochen laufen lassen, die tatsächlich gesparten Stunden messen, erst dann die nächste Strecke angehen. Wer so vorgeht, überfordert weder das Team noch das Budget — und hat nach jedem Schritt einen belastbaren Beleg dafür, ob sich der nächste lohnt. Das Kanzleisystem bleibt dabei durchgehend das, was es ist: der führende Ort für die fachliche Arbeit.

Hinweis: DATEV ist eine Marke der DATEV eG. Kanzlivo ist ein unabhängiger Dienstleister ohne Partnerschaft oder sonstige Verbindung zur DATEV eG. Dieser Artikel ist sorgfältig recherchiert, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

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