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Was kostet Kanzlei-Automatisierung wirklich? Die ehrliche Rechnung

Kanzlivo-Ratgeber · Stand: 14.07.2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten

Wer nach den Kosten von Kanzlei-Automatisierung sucht, findet meist Kontaktformulare statt Preise. Dieser Artikel macht es anders: Hier stehen alle Kanzlivo-Preise offen auf dem Tisch, dazu der komplette Rechenweg für den Gegenwert — und eine ehrliche Antwort auf die Frage, in welchen Fällen sich Automatisierung nicht lohnt.

Warum diese Transparenz nicht selbstverständlich ist

Viele Anbieter nennen Preise erst im Verkaufsgespräch. Das ist verständlich, wenn jedes Projekt individuell kalkuliert wird — es macht die Entscheidung für Kanzleien aber unnötig schwer. Denn die eigentliche Frage lautet nicht „Was kostet das?", sondern „Steht der Preis in einem vernünftigen Verhältnis zu dem, was meine Kanzlei dadurch spart?" Diese Frage lässt sich nur beantworten, wenn beide Seiten der Rechnung bekannt sind. Deshalb hier zuerst die Kostenseite, dann der Rechenweg für die Ersparnisseite.

Die Preise im Überblick

• Starterpaket: 199 € — der kompakte Einstieg, um Automatisierungspotenziale strukturiert zu identifizieren.
• KI-Kompetenz-Workshop: 990 € (bis 5 Teilnehmer) bzw. 1.990 € (bis 15 Teilnehmer) — Schulung des Teams im sicheren KI-Einsatz.
• Automatisierungs-Sprint: 3.000 € / 4.500 € / 6.000 € je nach Kanzleigröße (S/M/L) — Umsetzung konkreter Automatisierungen in 30 Tagen.
• KI-Betrieb: 750 € / 1.100 € / 1.500 € pro Monat (S/M/L), Mindestlaufzeit 6 Monate — laufender Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung der Automatisierungen.

Alle Preise verstehen sich zzgl. USt. Es gibt keine Einrichtungsgebühren, die hier nicht stehen, und keine Preisstufen, die erst im Gespräch auftauchen.

Der ROI-Rechenweg — zum Selbst-Nachrechnen

Der Gegenwert von Automatisierung lässt sich mit einer einfachen Formel abschätzen:

Gesparte Stunden pro Woche × 45 € interner Stundensatz × 4,3 Wochen = Monatsgegenwert.

Ein Beispiel: 10 gesparte Stunden pro Woche entsprechen rund 1.935 € Gegenwert pro Monat. Wer konservativer rechnet und nur 5 Stunden pro Woche ansetzt, kommt immer noch auf rund 975 € pro Monat. Zur Einordnung: In vielen Kanzleien sind typischerweise 8–12 Stunden Routinearbeit pro Mitarbeiter und Woche automatisierbar — die Beispielwerte sind also keine Bestwerte, sondern eher vorsichtig gewählt.

Woher die gesparten Stunden typischerweise kommen:

• Dokumentenanforderung: rund 5 Stunden pro Woche — typisch 40–60 % der Prozesszeit entfallen auf Anfordern, Erinnern und Nachfassen.
• E-Mail-Triage: rund 3 Stunden pro Woche für das Sichten und Verteilen des Posteingangs.
• Mandanten-Onboarding: rund 2 Stunden pro neuem Mandat.
• Fristen-Kommunikation: rund 50 % weniger Rückfragen, weil Mandanten proaktiv informiert werden.

Eine Beispielrechnung von Anfang bis Ende

Angenommen, eine mittelgroße Kanzlei automatisiert im Sprint zwei Prozesse: die Dokumentenanforderung (typisch rund 5 Stunden pro Woche) und die E-Mail-Triage (typisch rund 3 Stunden pro Woche). Zusammen sind das 8 Stunden pro Woche. Nach dem Rechenweg ergibt das: 8 × 45 € × 4,3 = rund 1.548 € Gegenwert pro Monat.

Dem stehen gegenüber: einmalig 4.500 € für den Sprint M und laufend 1.100 € pro Monat für den KI-Betrieb (jeweils zzgl. USt.). Der laufende Betrieb wäre in diesem Szenario durch den Monatsgegenwert gedeckt, und die einmaligen Sprint-Kosten wären rechnerisch nach rund drei Monaten Überschuss ausgeglichen. Wichtig: Das ist eine Modellrechnung mit typischen Werten — wie viele Stunden in Ihrer Kanzlei tatsächlich anfallen, hängt von Mandantenstruktur und Prozessen ab. Genau deshalb steht am Anfang immer eine Analyse, keine Bestellung.

Wann sich Automatisierung nicht lohnt

Ehrlichkeit gehört auch dazu — es gibt Konstellationen, in denen wir vom Sprint abraten:

• Es gibt keinen spürbaren Schmerz. Wenn Ihr Team die Routinearbeit gut bewältigt, niemand Überstunden schiebt und Mandanten nicht auf Antworten warten, gibt es keinen Grund zu investieren. Automatisierung löst ein Kapazitätsproblem — wo keines ist, entsteht kein Gegenwert.
• Die Kanzlei hat weniger als 5 Mitarbeiter. Ein voller Sprint mit anschließendem Betrieb ist hier meist überdimensioniert: Die absolut gesparten Stunden sind zu gering, um die laufenden Kosten zuverlässig zu decken. Sinnvoller ist der Einstieg über das Starterpaket (199 € zzgl. USt.) oder den KI-Kompetenz-Workshop — beides klärt mit kleinem Budget, ob und wo sich mehr lohnt.
• Die Prozesse sind noch ungeklärt. Ein Ablauf, den niemand beschreiben kann, lässt sich nicht sinnvoll automatisieren. Dann ist der erste Schritt, den Prozess zu ordnen — nicht, Technik darüberzulegen.

Die Kosten, die in keinem Angebot stehen

Zur ehrlichen Rechnung gehört auch: Automatisierung kostet nicht nur Geld, sondern interne Zeit. Ihr Team muss Prozesse erklären, Textbausteine freigeben und die Ergebnisse in den ersten Wochen prüfen. Dieser Aufwand ist im Sprint bewusst kompakt gehalten, aber er ist nicht null — wer das vorher weiß, plant realistischer. Und ein zweiter Punkt: Kanzlivo ist neu am Markt. Sie werden hier keine Sammlung von Kundenlogos finden, sondern transparente Preise, einen nachvollziehbaren Rechenweg und die Möglichkeit, klein anzufangen. Auch das gehört zur ehrlichen Rechnung.

Häufige Fragen