E-Rechnungspflicht 2027/2028: Der Countdown-Plan für Steuerkanzleien
Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann — sie ist schon da. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt in zwei Stufen: ab Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle B2B-Unternehmen. Für Steuerkanzleien heißt das: Ihre Mandanten brauchen Sie jetzt — und zwar alle gleichzeitig.
Warum die E-Rechnung ein Kanzlei-Thema ist, kein Mandanten-Thema
Auf dem Papier betrifft die Pflicht die Unternehmen selbst. In der Praxis landet sie auf dem Schreibtisch der Steuerkanzlei — denn dort rufen die Mandanten an: Was ist eine E-Rechnung genau? Reicht mein PDF? Welches Format brauche ich? Muss ich meine Software wechseln?
Wer eine Kanzlei mit 150 oder 300 Mandanten führt, kennt die Rechnung: Selbst wenn jede dieser Fragen nur 15 Minuten kostet, summiert sich die Umstellungsberatung über zwei Jahre auf Wochen an Arbeitszeit. Und das in einer Branche, in der 72,7 % der Kanzleien ohnehin vom Fachkräftemangel betroffen sind — der Höchstwert aller Branchen.
Die gute Nachricht: Die E-Rechnung ist planbar. Die Fristen stehen fest, die betroffenen Mandanten lassen sich heute schon identifizieren, und die Kommunikation dazu lässt sich weitgehend automatisieren.
Die Fristen im Überblick
- Seit 01/2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht formal oft aus — aber die strukturierte Verarbeitung ist damit noch nicht gelöst.
- Ab 01/2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 01/2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle B2B-Unternehmen — auch für den Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand sorgfältig recherchiert wieder, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Einzelfälle mit Ihrem rechtlichen Beistand.
Der Countdown-Plan: Was Kanzleien wann tun sollten
Phase 1 — jetzt: Mandanten segmentieren
Welche Mandanten überschreiten die 800.000-€-Grenze und sind ab 2027 dran? Welche folgen 2028? Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere — und sie liegt in Ihren Systemen bereits vor, sie muss nur gezogen werden.
Phase 2 — 2026: Informieren, bevor die Fragen kommen
Eine gestaffelte Informationskampagne an die eigenen Mandanten — zuerst die 2027er-Gruppe, dann die 2028er — beantwortet die meisten Fragen, bevor sie das Telefon erreichen: Was gilt für Sie? Was müssen Sie tun? Was übernehmen wir als Kanzlei? Genau diese wiederkehrende, personalisierte Kommunikation ist ein Paradebeispiel für automatisierte Fristen- und Status-Kommunikation: einmal aufgesetzt, läuft sie für alle Mandanten.
Phase 3 — Umstellungsjahr: Belege strukturiert einsammeln
Mit der E-Rechnung steigt der Anteil strukturierter, digitaler Belege — aber die Übergangszeit ist hybrid: PDF hier, Papier dort, E-Rechnung da. Kanzleien, die ihre Dokumentenanforderung automatisiert haben (Anforderungs-Mail mit Upload-Link, Erinnerung an Tag 3 und 7, automatische Ablage), verlieren in dieser Phase keine Zeit mit Hinterhertelefonieren.
Phase 4 — ab 2027: Der Dauerbetrieb
Jetzt zahlt sich die Vorarbeit aus: Neue Mandanten werden direkt mit digitalen Prozessen aufgenommen, die Beleg-Pipelines laufen, und Ihre Fachkräfte beraten statt zu sortieren.
Die ehrliche Rechnung: Aufwand ohne Automatisierung
In vielen Kanzleien sind 8–12 Stunden Routinearbeit pro Mitarbeiter und Woche typischerweise automatisierbar — die E-Rechnungsumstellung legt auf diese Grundlast noch einmal Beratungs- und Kommunikationsaufwand obendrauf. Wer die Routinekommunikation automatisiert, schafft genau die Kapazität, die die Umstellung braucht: Schon 5 gesparte Stunden pro Woche entsprechen bei 45 € internem Stundensatz rund 975 € Gegenwert pro Monat.
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Kanzlei-Check startenHäufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für die Ausstellung?
Ab 01/2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01/2028 für alle B2B-Unternehmen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 01/2025. (Keine Rechtsberatung.)
Betrifft die Pflicht auch kleine Mandanten?
Ja — spätestens ab 01/2028 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen ausstellen können, unabhängig von der Größe.
Was bedeutet die Umstellung für die Kanzlei selbst?
Mehr strukturierte Belege, weniger Papier — aber in der Übergangszeit doppelte Prozesse und viele Rückfragen. Automatisierte Mandantenkommunikation fängt diesen Mehraufwand ab, bevor er Ihr Team erreicht.
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