← Alle Ratgeber-Artikel

EU AI Act Art. 4: Was die KI-Schulungspflicht für Kanzleien konkret bedeutet

Kanzlivo-Ratgeber · Stand: 14.07.2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Act: Wer KI einsetzt, muss dafür sorgen, dass die eigenen Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Die Pflicht greift unabhängig von der Risikoklasse des Systems — und damit auch dann, wenn in Ihrer Kanzlei „nur“ ein Sprachassistent für E-Mail-Entwürfe genutzt wird. Was die KI-Schulungspflicht für Kanzleien konkret verlangt, wie Sie sie mit vertretbarem Aufwand erfüllen und warum sie eher Chance als Last ist, lesen Sie hier.

Was Art. 4 EU AI Act verlangt

Der Wortlaut ist knapp, die Wirkung breit: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften“ sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Drei Punkte sind für Kanzleien entscheidend:

• Die Pflicht gilt seit dem 02.02.2025. Es gibt keine Übergangsfrist mehr — wer heute KI einsetzt, sollte heute schulen.
• Sie gilt für alle Risikoklassen. Anders als viele andere Vorgaben des AI Act ist Art. 4 nicht auf Hochrisiko-Systeme beschränkt. Auch alltägliche Werkzeuge wie Text-Assistenten fallen darunter, sobald sie beruflich genutzt werden.
• Als Aufsichtsbehörde ist in Deutschland die Bundesnetzagentur vorgesehen.

Wichtig ist die Blickrichtung: Art. 4 verlangt keine bestimmte Stundenzahl, kein bestimmtes Zertifikat und keinen bestimmten Anbieter. Verlangt wird ein angemessenes Kompetenzniveau — bezogen auf die Vorkenntnisse der Mitarbeitenden, den Kontext des Einsatzes und die Personen, die von den Ergebnissen betroffen sind. In einer Steuerkanzlei sind das Ihre Mandanten und deren Daten. Genau deshalb ist die Messlatte hier höher als in vielen anderen Branchen.

Betrifft das auch unsere Kanzlei?

Die ehrliche Antwort lautet in den meisten Fällen: ja. Die KI-Schulungspflicht für die Kanzlei entsteht nicht erst, wenn Sie ein eigenes KI-Projekt starten — sie entsteht mit dem faktischen Einsatz. Und der findet oft längst statt: Mitarbeitende formulieren Mandanten-Mails mit einem Sprachmodell, fassen Texte zusammen oder recherchieren mit KI-gestützten Werkzeugen. Selbst wenn die Kanzleileitung kein Tool offiziell eingeführt hat, kann diese stille Nutzung die Pflicht auslösen — und sie schafft nebenbei Risiken bei Verschwiegenheit und Datenschutz, die mit dem AI Act nichts zu tun haben, aber im selben Zug geregelt gehören.

Umgekehrt gilt: Wer nachweislich keinerlei KI einsetzt, unterliegt der Pflicht nicht. Nur ist dieser Zustand in der Praxis schwer zu belegen und noch schwerer zu halten. Realistischer ist es, den Einsatz bewusst zu gestalten: klare Regeln, geschulte Mitarbeitende, dokumentierte Kompetenz.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand sorgfältig recherchiert wieder, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Einzelfälle mit Ihrem rechtlichen Beistand.

Was „KI-Kompetenz“ in der Steuerkanzlei konkret heißt

KI-Kompetenz bedeutet nicht, dass jede Mitarbeiterin neuronale Netze erklären kann. Gemeint ist ein praxistaugliches Verständnis, das sich an vier Fragen festmachen lässt:

• Was kann das Werkzeug — und was nicht? Wer weiß, dass Sprachmodelle überzeugend klingende Fehler produzieren können, prüft Ergebnisse, statt sie zu übernehmen.
• Welche Daten dürfen hinein? Mandantennamen, Zahlen aus der Buchführung, Inhalte aus Schriftsätzen: Hier verbinden sich AI Act, DSGVO und die berufliche Verschwiegenheit nach § 203 StGB zu einer gemeinsamen Frage — und die Antwort muss jede Person im Team kennen, bevor sie das erste Prompt-Fenster öffnet.
• Wer verantwortet das Ergebnis? KI-Ausgaben sind Entwürfe. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen — das muss intern ausgesprochen und gelebt werden.
• Wo sind die Grenzen des Einsatzes? Für welche Aufgaben ist KI in Ihrer Kanzlei erlaubt, für welche nicht? Ohne schriftliche Regel entscheidet das jede Person selbst — und genau das will Art. 4 verhindern.

Der Umfang der Maßnahmen richtet sich nach der Rolle: Wer täglich mit KI-Werkzeugen arbeitet, braucht mehr Tiefe als jemand, der gelegentlich einen Textentwurf prüft. Eine gute KI-Schulung für die Steuerkanzlei differenziert deshalb nach Aufgaben, statt alle über einen Kamm zu scheren.

So erfüllen Sie die Pflicht pragmatisch: vier Schritte

Schritt 1 — Bestandsaufnahme

Welche KI-Werkzeuge werden in der Kanzlei tatsächlich genutzt, offiziell wie inoffiziell? Eine kurze, sanktionsfreie Abfrage im Team bringt hier mehr als jede Vermutung. Das Ergebnis ist die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 2 — Schulung mit Nachweis

Eine strukturierte Schulung vermittelt die Grundlagen: Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen, zulässiger Umgang mit Mandantendaten, typische Fehlerquellen, sinnvolle Einsatzfelder im Kanzleialltag. Entscheidend ist der Nachweis: Teilnahmebescheinigungen dokumentieren, dass die Kanzlei ihrer Pflicht nachgekommen ist.

Schritt 3 — Kanzlei-KI-Richtlinie

Eine schriftliche Richtlinie legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen und wer Ergebnisse freigibt. Sie ist kein Bürokratiemonster — zwei bis drei Seiten, die jede neue Mitarbeiterin am ersten Tag versteht, reichen in der Regel aus.

Schritt 4 — Aktualität sichern

KI-Werkzeuge ändern sich schnell. Planen Sie ein festes, kurzes Format ein — etwa eine jährliche Auffrischung —, damit Richtlinie und Kompetenzstand nicht veralten. Auch das lässt sich dokumentieren und zahlt auf die Nachweisbarkeit ein.

Warum sich die Schulung doppelt lohnt

Die KI-Schulungspflicht der Kanzlei lässt sich als reine Compliance-Übung abhaken — oder als Anlass nutzen, das Thema strategisch anzugehen. Denn ein Team, das KI sicher einordnen kann, erkennt auch, wo Automatisierung wirklich Zeit spart: In vielen Kanzleien sind typischerweise 8–12 Stunden Routinearbeit pro Mitarbeiter und Woche automatisierbar. Wer die Pflichtschulung mit einer ehrlichen Potenzialanalyse verbindet, verlässt den Raum nicht nur regelkonform, sondern mit einer priorisierten Liste der nächsten Schritte — und das im gewohnten Arbeitsumfeld: Automatisierung, die mit den bestehenden Abläufen im DATEV-Umfeld zusammenarbeitet, statt sie zu ersetzen.

Häufige Fragen